Etkili Sunum ve Konuşma Yapmanın 11 Yolu

Etkili Sunum ve Konuşma Yapmanın 11 Yolu
Bilinmeyen Bilişim Kitabı

Hemen hemen hepimiz gerek eğitim hayatımızda gerekse kişisel hayatımızda sunumlar, konferanslar izlemişizdir. Bir çoğumuz, bir çok sunum ve konferanslarda “bitse de gitsek” diye düşünmüşüzdür ve uyukladığımız zamanlar olmuştur. 

Bazılarımız ise bu sunum ve konferanslara konuşmacı olarak katılmış, onlarca, yüzlerce kişinin size bakması neticesinde “ALLAH ‘ım kurtar beni” diye içimizden geçirmiş ve strese girmişizdir.

Tüm bunların yanı sıra dinleyici olarak katılanların, sahnedeki konuşmacının konuşmasının hiç bitmemesini istediği zamanlar, konuşanların ise sahneden hiç inmek istemeyip konuştukça konuşası geldiği konferanslarda vardır.

Araştırmalara göre bir konferans yada sunum dinleyen kişiyi yakalayabilmeniz için maksimum süreniz 20 dakika. Yani 20 dakikada dinleyicinin ilgisini çektiniz, çetiniz. Çekemezseniz, dinleyici başka şeyler ile uğraşmaya, düşünmeye, sizi dinlememeye ve genel olarak olduğu gibi uyuklamaya başlar.

Peki zevk alınarak dinlenme ile “bitse de gitsek” düşüncesi yaratan konuşma arasındaki böylesine ciddi farkın nedeni nedir? nasıl yapılır? Konuştuğunuz kişileri sıkmadan nasıl iyi bir konuşma yapabilirsiniz? Bunlara bir göz fırlatalım …

Hazırlayın

Konuşma MetniHer şeyden önce kesinlikle bir konuşma metni hazırlayın. Konuşmanızı belli başlıklara ayırın. Kesinlikle “sahneye çıkarım, bildiklerimi anlatırım, nede olsa yıllardır bu işin içinde varım” havalarına girmeyin. Size bakan gözleri görünce adınızı bile unutur, sahnede apışıp kalırsınız.

Ayrıca hazırladığınız metni defalarca kez gözden geçirin. Mutlaka eksik yada yanlış bir bölüm bulacaksınız. Bu nedenle metninizi kurşun kalem ile yazmakta fayda var. Bütünlüğü bozmayacak şekilde düzeltmeler ve eklemeler yapın.

Bol Bol Prova Yapın

Hazırladığınız metni elinize alıp, yüksek sesle, sanki karşınızda bir topluluk varmış gibi sürekli okuyun. Ta ki artık elinizdeki kağıda bakmaya başlamadan anlatana kadar …

Elinizdeki kağıda bakmadan konuşma noktasına geldiğinizde bir üst seviyeye geçin. Yani bir yada bir kaç tanıdığınızdan rica edip dinleyici olarak karşınızda durmalarını ve sizi dinlemelerini isteyin. Konuşmanızın sonunda size tavsiyeler vermelerini talep edin ve bu sayede sizin fark etmediğiniz eksik yada yanlış yerleri düzeltin.

Görsellik Olmalı

Günümüzde bir çok sunum ve konferans artık projeksiyon cihazlı mekanlarda, konuşmacının hazırladığı görseller yansıtılarak yapılmaktadır. Bu nedenle bir sunum programı olan Power Point ‘in nimetlerinden yararlanıp güzel bir sunum hazırlayın. Böyle bir imkanınız yoksa da sıkıntı yok. Bu durumda yapabileceğiniz şey kağıtlara başvurmak olacak. Herkesin görmesini sağlayacak A3 ebatlarındaki kağıtlara anlatımınıza katkı sağlayacak görsel unsurlar bastırabilir ve bunları sunumunuz da kullanabilirsiniz.

Eğlenceli Olun

Etkili bir sunum ve konferansın en önemli maddesi budur. Sunum yada konferansın konusu ne olursa olsun, konuşmanızın aralarına bir kaç espri sıkıştırmanız, dinleyicilerin gülmesini yada en kötü ihtimalle tebessüm etmesini sağlamanız dinleyicileri dikkatini çekmenizi sağlar.

Bunun için esprili kişisel bir hikaye (hele ki kendiniz ile dalga geçmenizi sağlayan) yada esprili görsel bir unsur eğlenceli bir konuşma yapmanız için son derece idealdir.

Dinleyiciyle Temas Kurun

Kişilerin dikkatini size daha fazla vermesi için onlarla göz yada söz teması kurun. Örneğin birilerinin o esnada başka bir kişiyle konuştuğunu yada başka bir şey ile ilgilendiğini görürseniz kendisine kısa bir süre bakın ve sizin onu gördüğünüzü, dolayısıyla başka bir şey ile ilgilenmemesi gerektiğini düşündürün.

Dinleyici başka bir şey ile ilgilenmesi durumunda sizin ona baktığınızı fark etmediği durumlarda, krizi fırsata çevirebilirsiniz. Örneğin rahatsız edici, dikkatinizi dağıtacak bir şekilde bir dinleyici cep telefonu ile uğraşıyorsa, konuşmanızı anlamsız olmayacak şekilde cep telefonuna getirin ve “beyaz gömlekli beyfendinin uğraştığı cep telefonundan iyi olmasın, benimde bir cep telefonum var …” diyebilirsiniz. Bu hem o dinleyiciyi hemde salondaki diğer kişileri uyarmanızı sağlar.

Fakat bu çok riskli bir davranıştır. Başta o kişi olmak üzere salondaki diğer kişilerin gerilmesine neden olabilir. Bu nedenle onu öyle bir şekilde söylemelisiniz ki kişiler bunu tepki olarak değil espri olarak algılamalı.

Dinleyiciyi Dahil Edin

Rahmetli Erol Büyükburç gibi “ben konuşucam, siz dinleyeceksiniz” havalarına girmeyin. Karşınızdaki kişilerinde konferansın bir parçası olduğunu hissettirin ve düşündürün. Konuşmanızın arasına sorular sıkıştırın. Örneğin, “tablet bilgisayar sahibi olanlar elini kaldırabilir mi?” yada “Kimler ASP.Net yazılımcısı … Kimler PHP yazılımcısı …” diye küçük çapta bir sayım yapabilir, ardından içlerinden bir iki kişiyi seçip “Neden ASP.Net, Neden Php?” diye soru sorabilirsiniz.

Bu durum kişilerin konferansın bir parçası olduğunu, dolayısıyla kendilerinin katılım sağlamasını sağlayacak bir şey söyleme ihtimalinizin söz konusu olduğunu düşünmelerini sağlar ve sizi daha dikkatle dinlerler.

Sahne Duruşu Önemli

Kişiler karşılarında sürekli eli cebinde, dinleyicilere bakarak değil tavana yada alakasız yerlere bakan, sanki oraya zorla getirilmiş gibi konuşan kişileri sevmezler. Bu aynı zamanda bütün konuştuğunuz kişiler tarafından saygısızlık olarak algılanır ve kişilerin antipatisini kazanmanıza neden olur.

Bunun yanı sıra bir çok konferansta konuşmacılar bazen mikrofonun sabit olması nedeniyle kürsüden ayrılmadan konuşmak zorunda kalırlar. Eğer hareket etme şansınız varsa mutlaka küçük adımlar ile hareket ederek anlatın. Sahnede sabit bir noktada durup, kişilere hitap etmeniz bir resmiyet kazandırır ve resmi konuşmalar genel olarak sıkıcıdır. Anlatımlarınız da beden dilinizi de kullanın.

Hakimiyet Şart

Etkili bir sunum ve konuşmanın olmazsa olmazı hakimiyettir. Gerek konuşmaya, gerekse dinleyiciye hakim olunması gerekmektedir. Konuşmanıza hakim olmak için anlatmakta olduğunuz şeyden bir sonraki anlatacağınız şeyi önceden programlamış olmanız gerekli. Bu da yazının ilk maddesinde belirttiğimiz gibi konuşma metni hazırlamanız ile mümkün olur. Bu konuşma metnini kelimesi kelimesine ezberlemeniz gerekmez. Fakat bölümlere ayırdığınız konuşmanızın her bir bölümünü dolu dolu anlatacak kadar benimsemeniz gereklidir.

Hazırladığınız metne öyle hakim olmalısınız ki kesinlikle ama kesinlikle sürekli metne bakmamalısınız. İnsanlık halidir, unutmak, takılmak elbet mümkündür. Bu nedenle sadece anlatacağınız bölümün sadece başlığına bakarak bütününü hatırlayacak seviyede olmanız gereklidir.

Diğer bir konuya hakimiyet unsuru ise, anlatacağınız şeyler ile ilgili hemen hemen her unsur hakkında bilgi verebiliyor yada fikir sahibi olabiliyor olmanız gereklidir. Neticede siz sahnede, dinleyicilerden daha fazla bilgi sahibi olduğunuz için duruyorsunuz. Eğer bir unsur hakkında bilgi veremez yada yanlış bilgi verirseniz, anında kişilerin dinlemeye değer biri olmadığınızı düşünmesine neden olursunuz.

Az Bilinen Bilgi Aktarın

Kişiler zaten bildikleri şeyleri dinlemeyi sevmezler. Neticede dinleyicilerin çoğu konuşan kişiden bir şey öğrenmek yada bir şey kapmak için dinlemektedir. Örneğin bir yazılım konferansında bir konuşmacı “ASP.Net Microsoft tarafından geliştirilmektedir” derse dinleyicilerin geneli “ohhoooo” der, çünkü hemen hemen hepsi bunu biliyordur. Bu nedenle çok az kişinin bildiği bir bilgiyi aktarmanız kişilerin öğreneceği şeyler olduğunu düşündürür ve size olan dikkatlerini arttırır.

Anlatacağınız şey az bilinen yada hiç bilinmeyen bir şey olması için kişisel hayatınızdan tecrübeler paylaşmanızda fayda var.

Süreyi Etkili Kullanın

Etkili sunum ve konuşmaEtkili sunum ve konuşma ile ilgili en büyük sıkıntı budur. Eğer zevkle dinlenilen ve zevkle anlatılan bir konuşma oluyorsa, konuşmacının anlattıkça anlatası, dinleyicininde dinledikçe dinleyesi gelir. Bu gibi durumlarda önceden belirlenen süre yetmez. Belli bir program söz konusu olduğu için belirlenen zamanın dışında çıkmakta pek mümkün olmayabilir. Bu nedenle konuşmanızın her bir adımını önceden planlayın ve o plana sadık kalmaya çalışın.

Sorular ve Cevaplar

Hemen hemen her sunumun yada konferansın sonunda sorular sorulur. Bu sorular bazen konuşmanızın arasında da gelir. Konu bütünlüğünü bozmamak yada dikkatinizin dağılmaması için soru & cevap bölümüne konuşmanızın sonunda yer vereceğinizi, konuşmanızın başından belirtin.

Dinleyiciler ile en çok iletişim halinde olduğunuz bu bölümde olabildiğince eğlenceli olmanızda fayda var. Zaten olaya dinleyicilerin katılacak olması eğlenceli olma şansınızı arttırır. Örneğin biri “yazılım nasıl öğrenebilirim” diye sorarsa “Tebrik ederim. Bu soruyu soran 1 milyonuncu kişisiniz, ödülünüzü en kısa zamanda takdim edicez” tarında bir espri ile cümleye başlayabilir ve ondan sonra soruyu cevaplayabilirsiniz. Her espride bunun kişiye yönelik bir tepki yada kişiyi dalga geçerek aşağılama çabası olmadığını mutlaka düşündürmeli, bu nedenle olabildiğince gülümseyerek söylemelisiniz.

Diğer bir önemli unsur, sorulan bir soruya mümkün olduğu kadar “bilmiyorum” kelimesini kullanmayın. “Az Bilinen Bilgi Aktarın” maddesinde bahsettiğimiz gibi en azından bir fikriniz olsun. Tabi yanlış bir bilgi vermekte kesinlikle doğru değildir. Bu nedenle “o konuya tam olarak hakim değilim fakat …” diyerek fikir beyan edebilirsiniz.

Soru hakkı isteyen kişilerin antipatisini kazanmamak için, soru hakkı almamış kişilerin, her zaman soru hakkı almış kişilerden önce soru hakkı almasını sağlayın. Yani soru hakkı almamış kişiler varken, soru hakkı almış kişilere soru hakkı vermeyin. Bunun içinde iyi takip etmeniz gereklidir.

SONUÇ

Netice olarak etkili konuşma ve sunum aslında zor değildir. Fakat konuşmacıların küçük ve alay edilecek duruma düşme korkusu kendilerini kasmasına neden olur. Hal böyle olunca “bir an önce anlatayım da gideyim” gibi düşünmelerini ve hareket etmelerini sağlar. Bu düşünce ve hareket, dinleyicilerin “bir an önce anlatsın da gidelim” şeklinde düşünme ve hareket etmelerine neden olur.

Halbuki rahat ve samimi olmak (dozunu aşmamak kaydıyla), sanki arkadaş ortamındaymışsınız gibi davranmak etkili bir sunum ve konuşmanın altın anahtarıdır. Konuşmaya hakim, eğlenceli ve rahat olun 😉

Bilinmeyen Bilişim Kitabı